Delimitar o Campo de Acção
- Os media exercem um papel fundamental na divulgação e promoção dos vários tipos de eventos;
- É através dos media que conseguimos captar a atenção dos potenciais participantes, e poderes instituídos;
- Estes exercem maior poder junto das comunidades sociais ou profissionais dispersas;
- E tem também como objectivo divulgar os resultados conseguidos para que estes eventos obtenham o reconhecimento pela sociedade.
Escolher os interlocutores
- A atenção focada a cada projecto deve ser simultaneamente externa e interna;
- Elaboração da lista dos mais importantes órgãos de comunicação social, não esquecendo os órgãos de comunicação locais e de suporte electrónico;
- A inclusão de agências de informação na lista é igualmente pertinente;
- Se a acção for direccionada a uma comunidade delimitada pode-se incluir uma folha informativa para que esta acompanhe o projecto;
- Não se deve descuidar a acção das relações públicas dentro da própria estrutura do projecto com contactos pessoais ou com a criação de uma newsletter.
Definir a duração temporal da campanha
- Esta pode ser continuada ou interpolada ou seja ao longo de toda a acção ou ter pontos altos de divulgação conforme os picos de acção;
- São necessários três pontos:
- Disponibilidade de meios económicos e humanos;
- Duração do projecto;
- Distância física em relação ás sedes ou delegações dos órgãos de comunicação social. - Os projectos que tem uma duração de tempo elevado tem mais vantagens se funcionarem em picos de acção e permite direccionar esforços e poupar energias.
Elaborar uma lista de contactos
- È necessário que a informação chegue aos órgãos de comunicação social, para isso a informação deve ser endereçada á secção ou editoria correcta;
- Nunca se deve esquecer o envio dessa informação para os serviços de agenda dos órgãos de informação;
- Deve-se organizar uma lista de contactos com moradas, telefones e endereços electrónicos dos vários meios de comunicação e alguns jornalistas;
- Se um projecto abarcar uma comunidade territorial deve-se valorizar a comunicação com autarcas, comerciantes e outros profissionais que tenham contacto regular com a comunidade.
Escolher o responsável pelas relações públicas
- O responsável pela campanha deve ser alguém que conheça o projecto na integra;
- Deverá estar capacitado para responder às variadas questões que cada jornalista quiser colocar.
Preparar os elementos de Campanha
- Possuir material físico de divulgação, tais como:
- Desdobráveis;
- Fotografias de monumentos significativos;
- Biografias dos orientadores do projecto.
